Os principais obstáculos da gestão de tempo e estratégias para superá-los
Nos últimos tempos, tenho observado os desafios enfrentados por profissionais e líderes no que diz respeito à gestão eficaz do tempo. Mais do que ferramentas ou metodologias, os principais entraves são de natureza comportamental, ambiental e estrutural, e eles aparecem com frequência no dia a dia das organizações.
Abaixo, listo os detratores mais comuns da boa gestão de tempo:
- Falta de planejamento: Agir sem metas definidas — diárias, semanais ou mensais — abre espaço para a desorganização e o retrabalho.
- Procrastinação: Adiar tarefas importantes ou difíceis é um comportamento recorrente que compromete entregas e gera acúmulo de pendências
- Ausência de prioridades claras: Ignorar a diferença entre o que é urgente e o que é importante leva a decisões equivocadas sobre onde investir tempo e energia.
- Distrações e interrupções: O uso excessivo de celular, e-mails constantes e interrupções no ambiente de trabalho comprometem o foco e a produtividade.
- Dificuldade em dizer “não”: Aceitar todas as demandas por medo de desagradar resulta em sobrecarga e queda de desempenho.
- Desorganização do espaço de trabalho: Ambientes desordenados e falta de ferramentas de controle, dificultam a execução eficiente das tarefas.
- Perfeccionismo excessivo: O tempo gasto em detalhes que não agregam ao resultado gera desperdício e ansiedade.
- Multitarefa em excesso: Tentar fazer tudo simultaneamente reduz a qualidade, a produtividade e aumenta o desgaste mental.
- Negligência com o autocuidado: Sono irregular, má alimentação e ausência de pausas afetam o desempenho e a clareza mental.
- Ausência de revisão periódica: Não refletir sobre o que tem funcionado (ou não) mantém hábitos improdutivos e compromete a evolução pessoal e profissional.
Em um cenário de múltiplas demandas, liderar o próprio tempo exige intencionalidade e método. As estratégias e práticas que fazem a diferença na rotina:
- Clareza de prioridades: Concentre-se no que mais impacta os resultados. Ferramentas como a Matriz de Eisenhower ajudam a diferenciar o que é urgente do que é importante.
- Bloqueio de agenda: Reserve horários fixos para atividades estratégicas (leitura, planejamento, desenvolvimento). Isso reduz interrupções e aumenta a concentração.
- Delegação eficaz de atividades: Líderes confiam e capacitam seus times. Delegar não é abdicar — é desenvolver, direcionar e acompanhar.
- Revisão e planejamento semanal: Avalie entregas, ajuste rotas e planeje a semana com base nas metas maiores, não apenas nas urgências do momento.
- Reuniões produtivas: Estabeleça pautas claras, tempo definido e foco em decisões. Reuniões devem ser meios, não fins. Valorize o tempo de todos.
- Proteja seu tempo pessoal: Sono de qualidade, saúde física e tempo com a família são pilares de performance sustentável.
- Use a tecnologia a seu favor: Ferramentas como Notion, Trello ou Google Calendar podem transformar sua organização.
- Decisões ágeis: Evite paralisia por análise. Decidir com 80% da informação é mais eficiente do que esperar pela certeza. Muitas vezes o tempo é crucial.
- Elimine ruídos: Reduza notificações e crie espaços de concentração profunda ao longo do dia. Avalie sua rotina de horários.
- Invista em aprendizado contínuo: Tempo para leitura, escuta ativa (crescimento) e análise de tendências (inovação) amplia sua visão e prepara você para o futuro.
Podemos concluir que a gestão do tempo não é apenas sobre fazer mais — é sobre fazer melhor. Quando conseguimos alinhar propósito, método e foco, criamos espaço para uma rotina mais leve, produtiva e alinhada com nossos objetivos.
E você, quais estratégias tem adotado para proteger seu tempo e aumentar sua produtividade?
Vanessa Cápua
Advogada, Pós-Graduada em Direito do Consumidor. Atuação nos mercados financeiro e seguros nas Áreas Jurídica, Ativos Judiciais, Ressarcimento, Operacional, com ênfase em Direito Civil, Consumidor, Responsabilidade Civil, Gestão de Contratos e Políticas de Negociações de Acordos Extra e Judiciais.
Membro do Grupo de Trabalho de Métodos Alternativos de Solução de Conflitos e Processo Civil da AIDA Brasil; Membro da Associação da Sou Segura; Mentora Voluntária da Sou Segura.
Coautora dos Livros: Mulheres no Seguro (11/2020); Direito Securitário na Aviação (12/2022) e Mulheres... O céu não é o limite! (03/2024) e diversos artigos.
